El sistema de Compras permite el seguimiento de las compras desde la cotización del producto y pedido del producto al proveedor hasta el pago del mismo.
La gestión de compras se inicia con el pedido de mercadería de cada sucursal ingresado en el Sistema Central al Departamento de Compras. Una vez receptadas y asentadas las cotizaciones solicitadas (lista de precios), el sistema determina las correspondientes planillas comparativas de precios. En base a un análisis de las mismas, se definen los proveedores a quienes, que cantidad y a que precios comprar, elaborándose las órdenes de compras para ser enviadas a los mismos.
Como la registración de los remitos se realiza en cada sucursal, permite llevar un control de las compras de la misma y por ende un análisis del estado de su gestión de costo. En la Administración se registra la factura del proveedor relacionando con el respectivo remito, con esta registración se actualiza la contabilidad, el iva compra y la cuenta corriente del proveedor, la cual puede ser enviada directamente al proveedor vía Internet.
Otros de los comprobantes manejados por el Sistema de Compras, son las “Factura de Compra, Nota de Débito y Nota de Crédito”.
En la emisión de la “Orden de Pago”, el sistema permite seleccionar los comprobantes que componen la cuenta corriente del proveedor en cuestión, reprogramando sus vencimientos. El pago contempla el ingreso de anticipos y la registración de las retenciones correspondientes; así como también la forma en la cual se efectuará el pago de la misma. (efectivo, cheque, canje, etc. )
El sistema contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo a flexibles y completas opciones de filtro y agrupamiento, pudiendo generar la salida por impresora, pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos. Cuenta también con el envío automático de e-mails.