Este módulo permite el seguimiento de la gestión de compra desde la cotización del producto y pedido del producto al proveedor hasta el pago del mismo.
La gestión de compras comienza con el pedido de mercadería de cada sucursal ingresado en el Sistema Central al Departamento de Compras. Dicho Departamento acumula todos los pedidos de cada sucursal generando las correspondientes solicitudes de cotizaciones según los productos que suministran, las cuales son enviadas a los proveedores vía Internet. Receptada y asentadas las cotizaciones solicitadas (lista de precios), el sistema determina las correspondientes planillas comparativas de precios. En base a un análisis de las mismas, se definen los proveedores a quienes, que cantidad y a que precios comprar, elaborándose las órdenes de compras para ser enviadas a los mismos. Estas órdenes de comprar y las listas de precios acordadas son enviadas a las sucursales para estar en conocimientos de las compras pactadas. Continuando con el circuito de los procedimientos de compras, a posterior y en base a los pedidos solicitados, ingresan las correspondientes mercaderías a cada sucursal, las cuales son asentadas en el sistema a través de los remitos por dicha sucursal en el sistema central. En el sistema se registra solo las cantidades de los productos, tomando el sistema la lista de precios acordada con el proveedor y que previamente cada sucursal recibió del Departamento de Compra. De esta manera cada uno de estas lleva el control de stock de mercaderías y por ende obtener los informes de stock mínimo y máximo.
Como la registración de los remitos se realiza en cada sucursal, permite llevar un control de las compras de la misma y por ende un análisis del estado de su gestión de costo. Este departamento recepta el archivo de registración de los remitos importándolo al sistema. y a partir de allí, en la Administración se registra la factura del proveedor relacionando con el respectivo remito, efectuando un control cruzado de precios entre el remito y la factura. Con esta registración se actualiza la contabilidad, el iva compra y la cuenta corriente del proveedor, la cual puede ser enviada directamente al proveedor vía Internet.
A posteriori viene la gestión de pago de las facturas a través de las órdenes de pago, en el que se actualiza la contabilidad, la cuenta corriente, las respectivas retenciones de ley y las distintas modalidades de pago (cheques propios, cheques de terceros, efectivos, etc )
Todo este esquema mencionado, permite ingresar las infinitas listas de precios estipuladas por cada proveedor; especificando los artículos, las cantidades de los mimos, el precio, la fecha de vigencia de la lista, etc. De modo tal que en el momento de realizar una nueva compra de mercadería, el usuario podrá realizarla en base a un estudio de precio: especificando la fecha de compra, el artículo y la cantidad; el sistema mostrará el proveedor que ofrece el mejor precio para ese producto, mostrando además, los datos de la última compra efectuada.
Una vez definido el proveedor al cual se le comprará la mercadería necesaria, el encargado de compras deberá efectuar el pedido de compras. En este momento, el usuario podrá visualizar en la pantalla la cantidad actual en stock y las cantidades mínima, máxima y crítica del artículo. Así también como podrá visualizar el precio de la última compra, la fecha y el comprobante correspondiente a la misma; y el precio del artículo de la lista de precio pasado por el proveedor.
Emitida la orden de compra, el paso siguiente es la recepción de la mercadería acompañada de un remito. Dicho remito es ingresado en el sistema especificando todos los datos del mismo y comprobándolo con el pedido de compra efectuado.
Por lo tanto, la operatoria de la compra de mercadería en cada sucursal será la siguiente:
Cada puesto deberá realizarle el pedido al área “Proveedores” de la administración. En base a esto, administración pide a los proveedores sus listas de precio, las cuales son ingresadas en el sistema. Esto permite al encargado de compras elaborar un estudio de precio para efectuar la compra óptima. Una vez realizado el pedido de compras, administración manda el mismo al puesto de venta que recibirá el remito junto con la mercadería.
Cada puesto ingresará en el sistema la mercadería recibida, mandando luego dicha información a la administración; con el objetivo que toda la información quede centralizada en la administración.
Otro de los comprobantes manejados por el Sistema de Compras, es la “Factura de Compra, Nota de Débito y Nota de Crédito”. En el momento de la registración de las mismas, se podrá vincularlos con los remitos registrados, especificando la cantidad de los artículos recibidos y el precio de los mismos. (El sistema sugerirá la cantidad y el precio del remito en cuestión). El sistema sugiere a la vez, las imputaciones contables de los distintos conceptos que conforman los comprobantes.
En la emisión de la “Orden de Pago”, el sistema permite seleccionar lose comprobantes que componen la cuenta corriente del proveedor en cuestión, reprogramando sus vencimientos. El pago contempla el ingreso de anticipos y la registración de las retenciones correspondientes; así como también la forma en la cual se efectuará el pago de la misma. (efectivo, cheque, canje, etc. )
El Sistema de Compras, también permite la emisión de diferentes informes. Cada uno de ellos, contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo con el grado de control requerido; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.