Integrity! es la solución para acompañar, planificar y controlar los procesos administrativos de tu empresa.
Integrity! cuenta con varios módulos, el nexo de unión de todos es el módulo de Contabilidad, esto es así, debido a que cada uno de ellos interactúa enviando o recibiendo información de la contabilidad de la empresa.
Cada módulo cuenta con un sistema de seguridad para la protección correspondiente y necesaria de sus datos. Se definen diferentes niveles y según sus responsabilidades se pueden definir las opciones a las cuales tendrán acceso dentro del Sistema. Cada usuario estará asociado con una clave de ingreso.
Módulo Contabilidad
La contabilidad es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
El Sistema de Contabilidad permite al usuario llevar la contabilidad clásica de una empresa; pudiendo almacenar un número ilimitado de ejercicios contables.
El usuario puede determinar fácilmente el “Plan de Cuentas” por Centro de Costo más conveniente a su modalidad de trabajo; disponiendo de una cantidad prácticamente ilimitada de niveles y posibilidades de codificación de cada cuenta (hasta 11 posiciones).
Se contempla la posibilidad de importar un plan de cuentas de algún ejercicio anterior. La carga se realiza de una manera muy simple especificando los datos necesarios de cada una de las cuentas ingresadas (código, descripción, si es o no de grupo, si es o no imputable, etc)
El sistema de Contabilidad General realiza las acciones básicas como ser: la carga de los asientos contables, la emisión de los reportes tradicionales (Libro Diario, Balance, Mayor, etc); el manejo de diferentes centros de costos; así como también permite la definición de asientos modelos y automáticos para reducir las tareas repetitivas.
Los “Asientos Tipo” permiten definir asientos en donde las cuentas siempre intervienen de la misma manera. Esto agiliza la carga de los mismos en cualquier momento necesario; especificando solamente el importe correspondiente en cada caso.
Mantiene los ejercicios contables abiertos todo el tiempo necesario para modificar y eliminar asientos ya ingresados. Permite abrir un nuevo ejercicio sin cerrar el anterior.
Como herramienta básica de la gestión gerencial, posibilita la consulta inmediata y la impresión del Diario General, Mayores, Balances, Foliadores, etc.
Cada informe contempla una amplia variedad de opciones de acuerdo con el grado de control requerido: cuentas, niveles, centros de costos y períodos a incluir; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.
La contabilidad de la empresa se llevará a cabo en la administración central, donde se almacena toda la información.
Módulo Compras
El sistema permite el seguimiento de la gestión de la compra desde la cotización del producto y pedido del producto al proveedor hasta el pago del mismo.
La gestión de compras comienza desde el pedido de mercadería de cada sucursal ingresado en el Sistema Central al Departamento de Compras. Dicho Departamento acumula todos los pedidos de cada sucursal generando las correspondientes solicitudes de cotizaciones según los productos que suministran, las cuales son enviadas a los proveedores vía Internet. Receptada y asentadas las cotizaciones solicitadas (lista de precios), el sistema determina las correspondientes planillas comparativas de precios. En base a un análisis de las mismas, se definen los proveedores a quienes, que cantidad y a que precios comprar, elaborándose las órdenes de compras para ser enviadas a los mismos. Estas órdenes de comprar y las listas de precios acordadas son enviadas a las sucursales para estar en conocimientos de las compras pactadas. Continuando con el circuito de los procedimientos de compras, a posterior y en base a los pedidos solicitados, ingresan las correspondientes mercaderías a cada sucursal, las cuales son asentadas en el sistema a través de los remitos por dicha sucursal en el sistema central. En el sistema se registra solo las cantidades de los productos, tomando el sistema la lista de precios acordada con el proveedor y que previamente cada sucursal recibió del Departamento de Compra. De esta manera cada uno de estas lleva el control de stock de mercaderías y por ende obtener los informes de stock mínimo y máximo.
Como la registración de los remitos se realiza en cada sucursal, permite llevar un control de las compras de la misma y por ende un análisis del estado de su gestión de costo. Este departamento recepta el archivo de registración de los remitos importándolo al sistema. y a partir de allí, en la Administración se registra la factura del proveedor relacionando con el respectivo remito, efectuando un control cruzado de precios entre el remito y la factura. Con esta registración se actualiza la contabilidad, el iva compra y la cuenta corriente del proveedor, la cual puede ser enviada directamente al proveedor vía Internet.
A posteriori viene la gestión de pago de las facturas a través de las órdenes de pago, en el que se actualiza la contabilidad, la cuenta corriente, las respectivas retenciones de ley y las distintas modalidades de pago (cheques propios, cheques de terceros, efectivos, etc )
Todo este esquema mencionado, permite ingresar las infinitas listas de precios estipuladas por cada proveedor; especificando los artículos, las cantidades de los mimos, el precio, la fecha de vigencia de la lista, etc. De modo tal que en el momento de realizar una nueva compra de mercadería, el usuario podrá realizarla en base a un estudio de precio: especificando la fecha de compra, el artículo y la cantidad; el sistema mostrará el proveedor que ofrece el mejor precio para ese producto, mostrando además, los datos de la última compra efectuada.
Una vez definido el proveedor al cual se le comprará la mercadería necesaria, el encargado de compras deberá efectuar el pedido de compras. En este momento, el usuario podrá visualizar en la pantalla la cantidad actual en stock y las cantidades mínima, máxima y crítica del artículo. Así también como podrá visualizar el precio de la última compra, la fecha y el comprobante correspondiente a la misma; y el precio del artículo de la lista de precio pasado por el proveedor.
Emitida la orden de compra, el paso siguiente es la recepción de la mercadería acompañada de un remito. Dicho remito es ingresado en el sistema especificando todos los datos del mismo y comprobándolo con el pedido de compra efectuado.
Por lo tanto, la operatoria de la compra de mercadería en cada sucursal será la siguiente:
Cada puesto deberá realizarle el pedido al área “Proveedores” de la administración. En base a esto, administración pide a los proveedores sus listas de precio, las cuales son ingresadas en el sistema. Esto permite al encargado de compras elaborar un estudio de precio para efectuar la compra óptima. Una vez realizado el pedido de compras, administración manda el mismo al puesto de venta que recibirá el remito junto con la mercadería.
Cada puesto ingresará en el sistema la mercadería recibida, mandando luego dicha información a la administración; con el objetivo que toda la información quede centralizada en la administración.
Otro de los comprobantes manejados por el Sistema de Compras, es la “Factura de Compra, Nota de Débito y Nota de Crédito”. En el momento de la registración de las mismas, se podrá vincularlos con los remitos registrados, especificando la cantidad de los artículos recibidos y el precio de los mismos. (El sistema sugerirá la cantidad y el precio del remito en cuestión). El sistema sugiere a la vez, las imputaciones contables de los distintos conceptos que conforman los comprobantes.
En la emisión de la “Orden de Pago”, el sistema permite seleccionar lose comprobantes que componen la cuenta corriente del proveedor en cuestión, reprogramando sus vencimientos. El pago contempla el ingreso de anticipos y la registración de las retenciones correspondientes; así como también la forma en la cual se efectuará el pago de la misma. (efectivo, cheque, canje, etc. )
El Sistema de Compras, también permite la emisión de diferentes informes. Cada uno de ellos, contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo con el grado de control requerido; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.
Módulo Ventas
El sistema permite la registración de las Ventas realizadas por la empresa, y la registración de los pagos de los diferentes clientes actualizando la cuenta corriente de los mismos.
Maneja tablas de clientes, vendedores y formas de pagos, y todo lo relacionado con las cotizaciones, notas de pedido, remitos, etc. Además, permite emitir el libro IVA Ventas.
Cada informe del sistema contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo con el grado de control requerido; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.
En los Locales de Ventas (Sucursal de Restaurant), para llevar a cabo sus tareas, contarán con el “Sistema de Adición”. Dicho sistema está orientado a solucionar el problema de la venta en un ambiente de restauran o similar. Apunta a resolver la problemática de facturación de las mesas, contemplando las situaciones propias de este entorno y entregando información para ser analizada en un nivel gerencial, para la toma de decisiones en la administración.
El Sistema de Adición, manejará dos modalidades de trabajo conceptualmente distintas, TouchScreen o FastKeyboard. La primera modalidad aprovecha las ventajas de pantallas sensibles al tacto para realizar las operaciones de adición de menúes a las mesas, gracias a esto se puede ganar lugar en cuanto a la disposición de los puestos adicionadores, ya que no es necesario contar con teclado y mouse para realizar esta tarea.
La segunda modalidad apunta a ganar en velocidad de manejo, ya que después de un tiempo de utilización del sistema se gana gran acostumbramiento en el proceso de adición y se obtienen muy buenos tiempos para cargar los menúes solicitados.
La operatoria es la siguiente: los mozos adicionan ó le cantan al adicionista el pedido especificando cada menú de la mesa. Dicho pedido se imprime en las comanderas correspondientes a los fines de que cada puesto de producción sepa lo que debe realizar. Por ejemplo: el sector de servicio en cuanto a las bebidas solicitadas, la cocina para la preparación del menú, etc. Además, se puede establecer una comunicación entre los puestos adicionadores y estos lugares de producción o preparación de los menúes, mediante mensajes aclaratorios.
Por lo que es necesario una buena definición en cuanto a la cantidad de equipos que se afectarán al funcionamiento del sistema y que función realizará cada uno. Entonces podemos plantear algunas de las siguientes consideraciones:
1- Si el salón es pequeño y tiene un bajo nivel de rotación lo óptimo será utilizar un solo equipo que sea el encargado de adicionar y emitir los comprobantes.
2- Si el salón no es pequeño, o hay un alto nivel de rotación, o probando con la situación anterior se llega a un cuello de botella en el momento de adicionar los menúes. En este caso se puede manejar un equipo encargado de la emisión de los comprobantes (ya sea por un controlador fiscal o una impresora normal, según los requerimientos del fisco) y agregarle tantos equipos como sean necesarios, encargados solamente de la adición (en este caso serían los mozos los que adicionarían)
Se deberá tener en cuenta que con el esquema de seguridad se podrá permitir que los mozos solamente adicionen e impedir que accedan a las tablas para modificar valores críticos del sistema o que visualicen informes de facturación.
La registración de la Venta de cada local genera un cierre de turno que es enviada por cualquier medio de comunicación a la Administración de la Empresa. Esta recepta de la Caja de cada sucursal por turno y transfiere dicha información al Sistema de Ventas Central generando la actualización de la información correspondientes (IVA ventas, Cta.Cte del cliente, Caja, Estadística, Contable, etc.). La cta.cta puede ser enviada directamente al cliente vía Internet.
Al tener concentrado toda la información de la venta de cada local en el Sistema Central Administrativo, el usuario autorizado (Accionistas, Gerentes, Jefes, etc de la Empresa) podrá acceder l dicha información vía Acceso Remoto (Internet) con lo cual podrá obtener datos vinculados con cada sucursal.
En el caso de tener venta en cuenta corriente, el sistema contempla la posibilidad de asentar la cancelación de comprobantes a través de la emisión de Recibos con la correspondiente registración de los distintos modos de pago (Efectivo, Cheques de terceros, Transferencias bancarias, etc.).
El Sistema de Ventas tiene vinculación con el Sistema de Stock permitiendo lleva el control de stock de mercadería, lo cual se realiza a través de las correspondientes recetas de cada menú vendido. Así mismo, el tener asentado el recetario permite efectuar el cálculo del recio de costo de cada menú y por ende el costo teórico de la sucursal.
El Sistema de Ventas, también permite la emisión de diferentes informes. Cada uno de ellos, contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo con el grado de control requerido; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.
Módulo Bancos
El sistema permite la registración de los Bancos con los cuales trabaja la empresa y la registración de todos los movimientos ocasionados por los mismos.
La registración de los Depósitos realizados en el Banco actualiza la cartera de documentos de terceros., cheque propios, efectivo, generación automática del asiento contable correspondiente. etc.
La emisión de Cheques registra la emisión de cheques, que no se hayan registrado por otra gestión, actualizando los registros de cheques emitidos y la cuenta corriente del banco, la Sustitución de cheques, generación automática del asiento contable correspondiente.
La emisión Débitos/Créditos registra la emisión de débitos o créditos bancarios actualizando la cuenta corriente del banco, generando automática del asiento contable correspondiente.
La conciliación bancaria registración de los resúmenes de cuenta bancarios., Emisión de los listados de control con una seudo-conciliación para verificar la exactitud de los datos cargados y la consistencia entre nuestros registros y los del Banco. Conciliación de un resumen de cuenta, actualizando el saldo del banco. Generación automática del asiento contable correspondiente. La mencionada conciliación provista por el banco vía Internet a través de un archivo, se podrán incorporar directamente al sistema importando el resumen de conciliación sin necesidad de registrarlo manualmente.
La cuenta corriente lista el saldo de cuenta corriente del banco, proyectando el mismo en base a cheques post-datados. Listado consolidados de cuentas corrientes incluyendo documentos de terceros no depositados.
Cada informe del sistema contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo con el grado de control requerido; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.
Módulo Stock
El sistema permite la registración de los artículos con sus correspondientes datos, así como también maneja los diferentes depósitos, unidades de medida, las familias, etc.
El sistema actualización de los datos de artículos. Listados del padrón de artículos por código, por descripción, por proveedor habitual, emisión de listas de precio de costo, venta y al público. Actualización de precio de compra y venta por código, por proveedor, etc.
Así mismo emite formulario para toma de inventario, con un ordenamiento tal que luego la carga de inventario es realizada con el mismo orden, facilitando así la tarea del operador, ya que solo tiene que digitar la cantidad inventariada. Control de inventario por intermedio de un listado que indica la cantidad inventariada y la cantidad en stock y la diferencia si la hubiere. Actualización de stock por inventario con emisión de informes por diferencias de inventario.
Además se registran los movimientos al stock no registrados por otra gestión entre distintos depósitos, (consignaciones de proveedor y clientes), transferencias, etc.), la determinación de stock por cantidad o valor en base a las metodologías «ultimo precio de compra» y «a precio de compra histórico», informes de movimientos al stock por tipo de movimiento, depósitos, período, a precio de movimiento o ultimo precio, por pantalla o impresora ordenado por articulo, fecha, tipo de movimiento, deposito.
Adicional, el sistema maneja los Partes de producción con la actualización de stock de lo producido y lo consumido.
Cada informe del sistema contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo con el grado de control requerido; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.
Módulo Flujo de Caja
El sistema registra todos los movimientos relacionados con la Caja de la Administración o Sucursales, pudiéndose manejar más de una Caja simultáneamente. Este sistema es alimentado por todos los sistemas que competen a dicha registración. Además asienta movimientos propios de dicha Caja.
Cada informe del sistema contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo con el grado de control requerido; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.
Módulo Tarjetas de Créditos
El sistema permite realizar los procesos relacionados a los movimientos generados por las tarjetas de créditos.
Al transferirse la información de la venta de la sucursal, genera automáticamente en este sistema la Presentación de Tarjetas (lote de cierre).
Al recibirse del banco el resumen de liquidación del banco correspondiente a la tarjeta, el mismo es asentado en el sistema a través de la Registración del Cobro, vinculándola con las correspondientes Presentaciones.
De esta manera se logra conseguir un seguimiento de los lotes de presentación correlaciones con las liquidaciones.
El sistema contempla una amplia variedad de opciones de consulta, de acuerdo con el grado de control requerido; pudiendo emitirse por impresora, consultarse previamente en pantalla ó generar salidas directas a Microsoft Excel, y archivos de textos planos.